ServiceNow FAQ – Gut informiert zum Start des neuen Kundenportals

Vor der Einführung des neuen Kundenportals erhalten Sie von uns rechtzeitig alle Informationen für den Zugang. Dazu gehören Ihre individuellen Zugangsdaten sowie die notwendigen Hinweise für die erstmalige Anmeldung.

Beim ersten Einstieg unterstützt Sie zudem eine integrierte Tour durch das Portal, die Sie mit den wichtigsten Bereichen und Funktionen vertraut macht.

Sollten bei der Anmeldung Fragen oder Probleme auftreten, stehen Ihnen Ihre bekannten Ansprechpartner gerne zur Verfügung.

Im Kundenportal finden Sie alle laufenden Anfragen, Aufträge und Vorgänge inklusive Bearbeitungsstatus. Eine integrierte Einführungstour zeigt Ihnen beim ersten Login die wichtigsten Funktionen und Bereiche.

Bestehende Tickets im alten Kundenportal werden nicht in das neue Kundenportal übertragen. Unser Ziel ist es, alle aktuell offenen Vorgänge vor der Umstellung gemeinsam mit Ihnen abzuschließen.

Sollten nach der Umstellung dennoch Rückfragen zu früheren Vorgängen bestehen, stehen Ihnen Ihre bekannten Ansprechpartner selbstverständlich weiterhin zur Verfügung.

Wir werden gemeinsam mit unseren Kundenbetreuern alle aktuell offenen Vorgänge vor der Umstellung prüfen und möglichst abschließen. Sollte ein Vorgang zum Zeitpunkt der Umstellung noch Klärungsbedarf haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer.

Frühere Tickets werden nicht in das neue Kundenportal übernommen. Wir werden daher gemeinsam mit unseren Kundenbetreuern alle bestehenden Vorgänge möglichst vor der Umstellung abschließen.

Wenn Sie nach der Umstellung Informationen zu einem früheren Ticket benötigen, unterstützen Sie Ihre bekannten Ansprechpartner gerne dabei.

Falls Sie Ihr Anliegen nicht finden, eröffnen Sie bitte eine Anfrage über das Kundenportal. Unser Team unterstützt Sie gerne und leitet Ihr Anliegen an die richtige Stelle weiter.

Die grundlegenden Abläufe bleiben bestehen. Neu ist, dass Sie Anfragen und Aufträge direkt dem passenden Produkt oder Service zuordnen können. Dadurch können diese schneller an den zuständigen Fachbereich weitergeleitet werden.

Zusätzlich bietet das Portal erweiterte Funktionen zur Benutzer- und Vorgangsverwaltung. Berechtigte Ansprechpartner können Benutzer selbst verwalten und Berechtigungen innerhalb ihres Unternehmens steuern.

Die verfügbaren Aufträge oder Service Requests werden direkt auf der Startseite des Kundenportals angezeigt. Über die entsprechenden Schaltflächen können Sie den gewünschten Vorgang starten.

Für die Erfassung von Service-Anfragen und Aufträgen nutzen Sie bitte das Kundenportal. So können alle relevanten Informationen direkt erfasst und Ihre Anfrage dem passenden Produkt oder Service zugeordnet werden. Zudem behalten Sie jederzeit den Überblick über den jeweiligen Bearbeitungsstatus.

In besonderen Situationen stehen Ihnen selbstverständlich weiterhin Ihre bekannten Ansprechpartner zur Verfügung.

Im neuen Kundenportal stehen verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen zur Verfügung:

• Customer (bisher: Benutzer)
Kann Anfragen erstellen bzw. Aufträge erteilen und den Status eigener beziehungsweise berechtigter Vorgänge einsehen.
• Customer Admin (bisher: Admin)
Verwaltet Benutzer und Berechtigungen innerhalb des Unternehmens und kann beispielsweise neue Benutzer anlegen oder bestehende Benutzer verwalten.
• Case Manager (bisher: IT-Leiter)
Hat einen erweiterten Überblick über die Serviceanfragen seines Unternehmens und unterstützt die Verwaltung und Koordination von allen Vorgängen des jeweiligen Kunden.

Die verfügbaren Funktionen richten sich jeweils nach der zugewiesenen Rolle.

Benutzer können von Personen mit der Rolle Customer Admin angelegt und verwaltet werden.

Automatische Benachrichtigungen aus dem neuen Kundenportal werden künftig von der E-Mail-Adresse noreply@badenit.support versendet.

Bitte lassen Sie die Absenderadresse noreply@badenit.support in Ihrem E-Mail-System zu, damit wichtige Benachrichtigungen zuverlässig zugestellt werden.

Sollten Sie sich nicht mehr im Kundenportal anmelden können, können Sie Ihr Passwort direkt über die Funktion „Passwort zurücksetzen“ zurücksetzen.

Anschließend erhalten Sie weitere Anweisungen, um ein neues Passwort zu vergeben und wieder auf Ihr Konto zuzugreifen.

Beim Einstieg unterstützt Sie eine integrierte Tour durch das Kundenportal. Diese führt Sie durch die wichtigsten Funktionen und zeigt Ihnen unter anderem, wo Sie Ihre Vorgänge finden, neue Anfragen stellen und den Status Ihrer Anliegen einsehen können.

Nach Erhalt Ihrer Zugangsdaten können Sie die Tour direkt nutzen und sich mit dem Portal vertraut machen.

Das neue Kundenportal basiert auf der Plattform ServiceNow. badenIT bezieht diese als Managed Service von einem Managed Service Provider und ServiceNow Partner in Deutschland.

Da ServiceNow ein international tätiger Anbieter mit US-Bezug ist, werden Risiken im Zusammenhang mit internationalen Datenzugriffen und Datentransfers berücksichtigt. Diese werden unter anderem durch vertragliche Vereinbarungen, Standardvertragsklauseln, das EU-US Data Privacy Framework sowie zusätzliche Schutzmaßnahmen adressiert. Die vertraglich vereinbarte Datenhaltung erfolgt in Rechenzentren in Deutschland.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten bestehen vertragliche Regelungen zur Auftragsverarbeitung sowie technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten. Darüber hinaus liegen Nachweise zu Sicherheit und Compliance vor, darunter anerkannte Zertifizierungen und Prüfstandards wie ISO- und SOC-Zertifizierungen.

Ihre Registrierung erfolgt in wenigen einfachen Schritten über Ihre persönliche E-Mail-Einladung.

 1. Einladung annehmen

• Öffnen Sie die E-Mail mit dem Betreff „Ihre Einladung zu badenIT GmbH“.
• Klicken Sie in der E-Mail auf den Link „Einladung annehmen“.

2. Daten & Passwort festlegen

• Persönliche Daten: Prüfen Sie Ihren Vor- und Nachnamen auf Richtigkeit.
• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Die Konfiguration von MFA ist für den Zugriff auf das Kundenportal verpflichtend.
  • Hinweis: Die Eingabe einer Telefonnummer ist optional (z. B. für SMS-Codes). Sie können alternativ auch andere Faktoren wie eine Authenticator-App (TOTP) oder E-Mail-Codes nutzen.
• Passwort: Vergeben Sie Ihr persönliches Passwort.
• Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf „Registrieren“ klicken.

3. Anmeldung & weitere MFA-Methoden (Optional)

• Klicken Sie nach der Registrierung auf den Button „Weiter zur Anwendung“.
• Sie gelangen auf die Anmeldeseite unseres Central Identity Managements
• Melden Sie sich dort mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem neu erstellten Passwort an, um in Ihr Benutzerprofil zu gelangen.
• Tipp: Wenn Sie weitere MFA-Faktoren einrichten möchten, scrollen Sie in Ihrem Profil nach unten und klicken Sie auf „Anmeldung & Sicherheit“.