Die Art und Weise, wie Mitarbeiter miteinander arbeiten und kommunizieren, verändert sich. Mit dem Internet und den sozialen Netzwerken wandelt sich unsere Interaktion und Kommunikation grundlegend. Wenn alles reibungslos läuft, ist das im Geschäftsalltag kein Thema. Verzögert sich die Kommunikation aber einmal, kommt es zu Missverständnissen in der Zusammenarbeit. Liegen Informationen dann nicht zeitnah vor, wann und wo sie gebraucht werden, kommt es zu unnötigen Kosten – zum Beispiel durch Reisezeiten. Oder in der Folge vielleicht sogar zum Innovationsstau. Da liegt es nahe, die Kollegen einfach über andere Kanäle wie Whatsapp oder Facebook zu kontaktieren. Denn Social Media zeigt, dass Kommunikation in Gruppen und Gemeinschaften gerade dann einfach und effizient ist, wenn sie schnell ist, wenn sie sich reibungslos in alle Umgebungen integrieren lässt und wenn sie nachvollziehbar ist. Und genau das geht jetzt auch im Geschäftsalltag durch Social Business-Lösungen, die so einfach und effizient wie die bekannten Social Media-Plattformen sind. Zum Beispiel durch die Technologien und Tools von Office 365.
Social Business, das ist Social Media auf Basis von Social Software, aber dediziert fürs Business. Ziel ist es dabei, durch eine effizientere und effektivere Kommunikation und Kollaboration mehr Produktivität zu erreichen. Social Software ermöglicht nun nicht nur die effiziente Zusammenarbeit von Gruppen, sondern stellt auch unternehmensinterne Dienste wie Wissensdatenbanken, Instant Messaging-Systeme und sogar eigene Social Networks zur Verfügung. Social Business ist damit mehr als nur der bloße Software-Kauf von Social Media Anwendungen. Mit Social Business ist es möglich, Wissen von Kollegen einzuholen, wenn innovative Lösungen gefragt sind, oder auch Kunden, Partner und Lieferanten in die Prozesse einzubinden. Eng damit verknüpft ist eine moderne Unternehmenskultur – geprägt von Transparenz, Dialogbereitschaft und Kommunikation auf Augenhöhe. Soweit also die Vision.
Doch die Realität in vielen deutschen Unternehmen heißt dagegen seit einiger Zeit schlicht: E-Mails, Telefongespräche und Meetings. So zeigt die Bitkom-Studie “Einsatz und Potenziale von Social Business für ITK-Unternehmen” aus dem Jahr 2013, dass die Reaktion vieler deutscher Unternehmen bei der Einführung neuer Technologie bisher eher zurückhaltend bis ignorierend ausfiel. Dabei bestätigt die Studie, dass die Nutzung von Social Software im Unternehmen nicht nur die Zusammenarbeit der Mitarbeiter, sondern auch die Produktivität des Unternehmens insgesamt steigert. Unternehmen, die Social Software bereits implementiert haben, kommunizieren und kooperieren effektiv effizienter. Und diese Unternehmen haben eines gemeinsam: Sie sind gerade als kleinere und mittlere Unternehmen nicht nur besonders kommunikativ und kollaborativ, sondern auch innovativ. Im krassen Gegensatz dazu stehen laut Bitkom-Studie noch im Jahr 2013 diejenigen Unternehmen, die sich gegenüber neuen Entwicklungen wenig aufgeschlossen zeigen. Spätestens jetzt wird deutlich sichtbar, welche Folgen eine undurchsichtige Schatten-IT für die Zukunft vieler Unternehmen haben kann.
Denn im Jahr 2016 muss eigentlich nicht mehr viel zur Relevanz und Effizienz von Social Media gesagt werden. Kaum verwunderlich also, dass Facebook & Co. längst auch im Berufsalltag angekommen sind. Für viele Teams ist es so ganz selbstverständlich, sich über öffentliche soziale Netzwerken ungeachtet der Unternehmens-IT auszutauschen, um ihre Projekte möglichst unkompliziert zu organisieren. Laut Bitkom-Studie tun dies im Jahr 2013 noch 53% der deutschen Unternehmen – nicht nur ein Alptraum für die IT- und Rechtsabteilung, sondern generell ein hohes Ablenkungspotenzial für die Mitarbeiter und somit für die Produktivität des Unternehmens überhaupt. Darüber hinaus sind es private File-Sharing-Plattformen wie Dropbox oder WeTransfer, die zur Ablage oder zum Austausch vertraulicher und sensibler Unternehmensdaten zweckentfremdet werden. Die Dateien, die so untereinander geteilt und verteilt werden, sind jeglicher Kontrolle durch das Unternehmen entzogen. Dadurch besteht die Gefahr, dass die Geschäftsdaten immer tiefer im Informations- und Versionschaos versinken oder sogar ganz unbemerkt abfließen. Doch analoge wie digitale Unternehmenskommunikation ist und bleibt vertrauliche Information und ist damit keine Privatsache der Mitarbeiter. Gerade für Unternehmen, die auf gängige Social Media-Anwendungen wie WhatsApp, Facebook & Co. auf Public Cloud-Basis verzichten wollen, sind professionelle Social Business Services ideal, die dediziert für den Einsatz in Unternehmen konzipiert und realisiert werden. Das Angebot in diesem Bereich ist vielfältig, deshalb gibt es eigentlich keinen Grund mehr zu warten. Make your business social!