Kommunikation ist wichtig. Klar. Doch zu selten wird die interne Kommunikation als wichtiger Baustein verstanden, um den Workflow im Unternehmen zu optimieren. Viele lassen sich dabei schon von ersten Hindernissen abschrecken und setzen lieber auf eine 08/15-Lösung – zum Nachteil der Firma. Der Ansatz Unified Communications ebnet diesen Weg.
Wo ist Stefan Maier? Der Entwickler aus der Niederlassung in der bayerischen Hauptstadt scheint nicht an seinem Arbeitsplatz zu sein. Sein Handy nimmt er nicht ab. Die dringende E-Mail von vor einer halben Stunde bleibt unbeantwortet. Ans Telefon geht er auch nicht. Die Deadline rückt näher.
Stefan Maier sitzt an seinem Schreibtisch. Das Mail-Programm hat er geschlossen, sein Handy ausgeschaltet. Dass er noch die Rufumleitung vom Telefon drin hat, merkt er nicht. Er ist im Tunnel. Morgen ist Deadline für die neue CAD-Zeichnung. Er feilt noch an Details.
Wie man sieht, hat Stefan Maier ein Erreichbarkeitsproblem. Die Zusammenlegung aller Kommunikationswege im Unternehmen, Unified Communications, kann die Lösung sein. Zwar ist das Problem so konstruiert, wie Stefan Maier erfunden, aber in vielen Firmen ist es real.
Kommunikation wird immer noch als Mittel zum Zweck verstanden. Teilweise sogar als lästige Begleiterscheinung. Es reicht doch, wenn man sich einmal in der Woche zum persönlichen Austausch trifft und ab und zu mal seine Mails prüft. Zur Besprechung rauschen die Gruppenleiter aus fünf Büros in einem Umkreis von 200 Kilometern Entfernung über die Autobahn und erklären an einem Morgen alles, was sie die Woche über getan haben und die nächste Woche tun wollen. Wenn es gut läuft, sind alle um 15 Uhr wieder an ihren Schreibtischen und tauchen für den Rest der Woche wieder ins kommunikative Nirwana ab. Das Paradoxe: Die Effizienz in der Zusammenarbeit und im Austausch zwischen den Mitarbeitern wird schlechter, obwohl es immer mehr technische Möglichkeiten gibt.
Genau da kommt das Modell Unified Communications ins Spiel. Unified Communications meint vereinheitliche Kommunikation. In Echtzeit. Mehrere Menschen können von mehreren Orten aus an derselben Sache arbeiten. Das kann eine einfache Videokonferenz sein, aber auch das Bearbeiten einer technischen Zeichnung, das Teilen derselben Desktop-Oberfläche oder der ständige direkte Austausch per Messaging-System – ohne einen Umweg wie E-Mail oder das Telefon. Alle Kommunikationspfade laufen zusammen – so wie es der Anwender für sich selber definiert.
Die Kommunikation wird zum Herz der Prozesskette. Zum Effizienzbringer und Nutzen-Optimierer. Zum Werkzeug für den Erfolg. Man könnte sagen: Firmen müssen wieder lernen, miteinander zu sprechen.
Wenn ein Unternehmen eine Größe erreicht hat, in der Mitarbeiter an mehreren räumlich getrennten Standorten sitzen, wird bei den Entscheidern schnell der Wunsch nach ortsübergreifender Zusammenarbeit laut. Doch oft bildet sich bei der Wahl der Mittel ein Wildwuchs, der mehr dem Bauchgefühl folgt, denn einer gezielten Planung. Von allem ein bisschen und jeder wie er will. Dabei ist es wichtig, auch hier eine übergreifende Strategie zu haben. Natürlich könnte man einfach ein paar Konten anlegen. Das ist einfach und günstig – aber der Aspekt Sicherheit würde dabei völlig außer Acht gelassen.
Dabei ist die Essenz von guter IT doch das Vertrauen in die Technik. In ihre Funktionalität, in ihre Sinnhaftigkeit und auch in ihre Sicherheit.
Dort wo man sich einfach nur ein Konto einrichten muss, damit man miteinander skypen, chatten oder Dokumente teilen kann, da gibt es oft auch gravierende Sicherheitslücken. Der Weg Unified Communications ist sicher etwas aufwändiger, aber er zahlt sich aus.
Denn es geht dabei auch darum, die Kommunikation als Teil des Prozesses zu verstehen. Durch den intelligenten und integrierten Einsatz von Technologien wie Telefonie, Instant Messaging, Desktop oder File Sharing und Videokonferenzen werden Kommunikationsbrüche beseitigt. Aber die Technologien müssen nicht nur zur Verfügung gestellt werden, sondern es muss auch ihr sinnvoller Einsatz geplant werden. Unified Communications ordnet und regelt die Anwendung der Kommunikationsbausteine im Unternehmen und schafft so Effizienz im Informationsfluss.
Die Frage ist dann nicht mehr, ob man sich trifft oder telefoniert, sondern wie man ein sinnvolles Zusammenspiel der Werkzeuge fördert. Bei der Videokonferenz können Chats die Unterhaltung mit Infos ergänzen. Dokumente können direkt gemeinsam verändert werden. Technische Zeichnungen zusammen bearbeitet werden. All das über die räumliche Trennung hinweg. Das Abarbeiten des Besprechungsprotokolls wird quasi live erledigt, statt auf eine To-do-Liste zu wandern.
Und einfache Informationen werden automatisiert übertragen: Etwa indem angezeigt wird, ob man gerade am Arbeitsplatz sitzt, beschäftigt oder in einer Besprechung gebunden ist. Denn die eigentliche Frage war ja: Wo ist Stefan Maier? Unified Communications ist der Weg zur Antwort. Egal, wo er gerade ist. Egal, was man von ihm will.