Schatten-IT – Zu den Lieblingswörtern der IT-Entscheider gehört „Strategie“. Software, Hardware, Anwendungen und Zubehör dürfen nicht einfach drauf los gekauft werden. Man steht ja nicht im Supermarkt, sich fragend, was es heute zum Mittagessen geben soll. Nein. Schon wer drei IT-Arbeitsplätze verantwortet, geht nicht ohne eine Einkaufsliste in den Laden. Immer das große Ganze im Blick habend, vorausschauend, planend. Und vor allem: kontrollierend.
Doch während die Entscheider mit der Entscheidungsfindung beschäftigt sind, gehen viele Fachabteilungen oder gar einzelne Mitarbeiter ihre eigenen Wege. Sie bauen parallele Strukturen auf, beschaffen Software, ohne sich an Pläne zu halten. Und bringen private Endgeräte wie Smartphones und Tablets mit, die sie dann auch noch für Geschäftszwecke nutzen. Dürfen die das?
Die sogenannte Schatten-IT war jahrelang eines der großen Horrorszenarien, mit denen vor allem die Fachpresse ein Schreckgespenst an die Wand malte. Bald, oh, bald werde den IT-Entscheidern die Verantwortung entgleiten. Die Millenials oder auch Generation Y werden machen, was sie wollen und so eine Dynamik in Gang setzen, der man mit Autorität, Zuständigkeit oder gar Ratio nicht mehr beikommen könne. Es drohte nicht weniger als der Untergang des IT-Abendlandes.
Das ganze erinnert in Sachen Hysterie und was daraus wurde ein wenig an das Jahr-2000-Dilemma. Erinnern Sie sich noch, als von Fachpresse bis zur Bild-Zeitung alle davon orakelten, dass die Uhren in unseren Computern mit dem Wechsel vom 31.12.1999 auf den 01.01.2000 komplett überfordert sein würden? Nichts ist passiert.
Ganz so sorglos sollte man es in diesem Fall aber nicht angehen. Denn natürlich ist immer ein Risiko da, wenn man fremde Geräte ins Firmennetzwerk lässt. Zu der großen IT-Revolution, bei der die Strategie vom Pöbel diktiert wird, ist es aber auch nicht gekommen. Stattdessen haben immer mehr Unternehmer, CIOs und IT-Abteilungsleiter verstanden, dass man die Stärken der Schattenwirtschaft zum eigenen Vorteil einsetzen kann. Denn wo ein Schatten ist, muss ja auch Licht sein. Oder?
Doch der Reihe nach. Klar, wenn jeder macht, was er will, droht das Chaos. Wer ungeprüft fremde Geräte wie Smartphones und Tablets ins eigene Netzwerk lässt, geht ein Risiko ein und öffnet damit Hackern Tor und Tür. Und wenn jede Abteilung blind draufloskauft, was sie gerade braucht, dann besteht die akute Gefahr, dass es unterm Strich deutlich teurer wird.
Fakt ist aber auch: Viele der genutzten Apps sind kostenlos. Gerade Millenials, die jetzt immer mehr in der Geschäftswelt ankommen, verstehen den Unterschied nicht wirklich, ob eine App auf Ihrem Smartphone nur privat oder für Geschäftszwecke im Einsatz ist. Oder sie verstehen es, aber es ist ihnen egal. Denn sie sind es gewohnt, sich für die Lösung eines Problems einer Software zu bedienen. Sie kennen Wunderlist, haben aber noch nie eine Packung Post-Its gekauft.
Auf jeden Fall bringen die Ideen der Einzelnen eine höhere Innovationskraft in die Unternehmen. Neue Entwicklungen gehen schneller voran, wenn man den Leuten etwas Spielraum gibt, statt sie zu unterdrücken. Wer sich dem verschließt, verliert eine wichtige Kraft. Immer mehr IT-Entscheider haben das verstanden.
Laut einer Umfrage der Unternehmensberatung IDC aus dem Jahr 2014 erlaubt jedes zweite Unternehmen bereits private Smartphones. Immerhin jedes Vierte lässt die Nutzung von Apps wie Skype oder WhatsApp neben der eigenen Software-Architektur zu. Tendenz: steigend.
Und in der Tat tut man sich keinen gefallen damit, wenn man durch ausufernde Regulierung versucht, den Schatten auszutreiben. Vielmehr hilft es aufzuklären, Toleranz zu zeigen und vor allem positive Strömungen aufzunehmen und sie zum eigenen Vorteil zu nutzen. Studien haben auch gezeigt, dass die Schatten-Lösungen eine viel höhere Akzeptanz haben, als der offizielle Weg. Das erscheint logisch, sind sie doch eben das, was die Mitarbeiter ausgewählt haben, ohne sich an eine Vorgabe zu halten.
Die Verantwortlichen sollten also offen damit umgehen, aber einen klaren Rahmen festlegen. Nichts spricht gegen WhatsApp-Gruppen oder ähnliche Dinge, damit eine Abteilung sich untereinander austauscht. Sensible Daten sollten dort aber nicht kommuniziert werden. Wer Facebook für Kundenkontakte nutzen will, kann das tun. Doch auch hier sollte man sich bewusst sein, dass immer jemand mitliest. Sobald es konkret wird, sollte man wieder auf den sicheren Pfad zurückkehren.
Angefangen hat die Schatten-IT einst mit Excel als jeder Controller mit marginalen Programmierkenntnissen komplexe Dateistrukturen aufbauen konnte. Hier sollte man im Blick haben, dass die nebenher entwickelten Strukturen nicht zu komplex werden und darauf achten, dass die Informationen auch ihren Weg in die offizielle IT-Architektur finden.
Fazit:
Kein Licht ohne Schatten, aber das heißt auch: kein Schatten ohne Licht. Den Trend Software auch auf dem eigenen Gerät zu nutzen, kann man nicht aufhalten. Also ist es besser, damit offen und geregelt umzugehen, statt pauschal alles zu verbieten. Dann kann man das Thema zum eigenen Vorteil nutzen.