Microsoft Copilot: KI-Power für Ihr Unternehmen

Die rasante Entwicklung von Künstlicher Intelligenz ist beeindruckend und überfordernd zugleich. Microsoft will mit seiner KI-Anwendung Copilot den digitalen Arbeitsplatz revolutionieren – doch was kann Copilot wirklich und was gilt es hinsichtlich Datenschutz zu beachten?

KI-gestützte Produktivität: Was Microsoft Copilot leisten kann

Künstliche Intelligenz entwickelt sich rasant weiter – und mit Microsoft Copilot integrieren Sie diese Technologie direkt in Ihren Arbeitsalltag. Als Teil Ihrer Microsoft 365-Umgebung unterstützt dieser KI-Assistent Ihre Teams dabei, effizienter zusammenzuarbeiten, klarer zu kommunizieren und Daten gewinnbringender zu nutzen – ohne komplizierte Umstellungen oder Lernkurven.

Was kann Microsoft 365 Copilot?
Microsoft 365 Copilot ergänzt die tägliche Arbeit in den bekannten Office-Anwendungen mit neuen Funktionen:

  • In Teams: Automatisierte Meeting-Protokolle und Zusammenfassungen wichtiger Diskussionen
  • In Outlook: Professionelle E-Mail-Entwürfe und Priorisierung Ihres Posteingangs
  • In PowerPoint: Erstellung ansprechender Präsentationen aus Ihren Inhalten
  • In Excel: Intelligente Datenanalyse und Visualisierung komplexer Informationen
  • In Word: Optimierung von Dokumenten und Generierung strukturierter Texte

Die Copilot Lizenz kostet 30$ pro Monat pro User und ist aktuell nur im Jahresabo erhältlich.Die kostenlose Version ist unter http://m365copilot.com/

Wie funktioniert Microsoft Copilot überhaupt?

Microsoft 365 Copilot integriert sich nahtlos in die bekannten Microsoft 365 Apps wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams und unterstützt User mit KI-basierten Funktionen. Der Ablauf, wie Copilot Anfragen verarbeitet, lässt sich in vier Schritte unterteilen:

 

01
Anfrage-Aufbereitung:
Pre-Processing und User Prompt
Der Prozess startet, sobald ein User in einer Microsoft 365 App eine Anfrage stellt – zum Beispiel eine Bitte, eine Zusammenfassung einer E-Mail zu erstellen oder Daten in Excel zu analysieren. Diese Eingabe wird zunächst vorverarbeitet, um sie für die nächsten Schritte vorzubereiten.
02
Kontext-Integration:
Modified Prompt über Microsoft Graph
Anschließend wird die Anfrage durch den Microsoft Graph angereichert. Der Graph stellt sicher, dass Copilot Zugriff auf alle relevanten Nutzerdaten, wie E-Mails, Dateien, etc. hat. Durch dieses sogenannte Grounding wird der ursprüngliche Prompt mit kontextrelevanten Informationen ergänzt und für das große Sprachmodell (LLM) optimiert.
03
KI-Verarbeitung:
LLM Response und Post-Processing
Der modifizierte Prompt wird dann an das Large Language Model gesendet, das daraufhin eine Antwort generiert. Diese Antwort wird in einem Post-Processing-Schritt nochmals verfeinert, um sicherzustellen, dass sie präzise, verständlich und an den Kontext der Anfrage angepasst ist.
04
Anwendungsintegration:
Response zurück an die App
Schließlich wird die fertig aufbereitete Antwort zurück an die Microsoft 365 App gesendet, in der der User sie angefordert hat.

Copilot und Datenschutz – so funktioniert’s!

Bei der Implementierung von Copilot steht Datensicherheit an erster Stelle:

  • Berechtigungsbasierter Zugriff:Grundlegend arbeitet Copilot ausschließlich im Userkontext und mit den Userberechtigungen. Copilot kann also keine Dateien finden, auf die der User keinen Zugriff hat.

  • Cloud-Sicherheit:Nur Daten in der Microsoft Cloud werden berücksichtigt, unter Einhaltung von aktiven Richtlinien und Datenschutzeinstellungen des jeweiligen Tenants.

  • Datentrennung:Ihre eingegebenen Prompts und Daten verbleiben in Ihrem Tenant und werden nicht für KI-Trainingszwecke verwendet.

  • Anpassbare Sicherheit.Mit „Microsoft Sensitivity Labels“ können Sie den Zugriff präzise steuern

Implementierung: Wie startet man mit M365 Copilot?

Für eine reibungslose Einführung von Copilot empfehlen wir einen strukturierten Ansatz in drei Abschnitten: dem Readiness Check, einem Proof of Concept mit einer begrenzten Teilnehmenden-Anzahl und dem eigentlichen Rollout.

  • Bewertung: Welche Datenschutzbestimmungen haben Sie? Sind Ihre Daten klassifiziert?
  • Analyse: Wie ist Ihr M365 Tenant aufgebaut? Wie sieht Ihre Berechtigungsstruktur in der Microsoft Cloud aus?
  • Abstimmung: Welche Vorgaben haben Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens an ein KI-System?
  • Anwendungsfälle: Welche KI-Usecases sehen Sie bei Ihrer Organisation?
  • Testuser: Pilot-Programm mit ausgewählten Anwendern
  • Feedback: Sammlung von Feedback und kontinuierliche Optimierung
  • Nachjustieren: Anpassung der Konfiguration basierend auf ersten Erfahrungen
  • Lizenzstrategie: Prozess & Regelung für die Vergabe von M365 Copilot Lizenzen
  • Support-Netzwerk: Wer kümmert sich um Betrieb & Support von Copilot?
  • Schulungsmaßnahmen: Welche Schulungen benötigen Ihre Mitarbeitenden?

Ihr Ansprechpartner

Janik Eisele
Digital Workplace Consultant
0171 762 8974
janik.eisele@badenIT.de

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